从岗位设置到离职交接——人事这件事，慈善组织比企业多四层约束
人事管理在普通企业是一件事，在慈善组织是两件事：既要按劳动法管好用工，又要守住公益身份带来的额外约束。后者往往是没预想到的——招人开薪不是机构自己说了算，薪酬要受管理费用比例约束，拿高薪要受免税资格条件约束，负责人任职有身份限制，理事取酬有比例限制。
本手册处理这类问题：把慈善组织人事管理中"比企业多出来的那部分"讲清楚，同时把日常人事动作（岗位、招聘、合同、试用、考勤、考核、离职）整理成可直接执行的流程。
| 维度 | 说明 |
|---|---|
| 对象 | 各类慈善组织的员工人事管理，含全职、兼职与劳务人员 |
| 覆盖 | 岗位设置、招聘录用、劳动合同、试用期、薪酬福利、考核、考勤休假、培训、离职 |
| 不覆盖 | 理事与监事的产生与任免（见治理相关材料）；志愿者的招募与管理（见志愿者相关材料） |
一句话记住这本手册的重点：人事工作中真正容易出事的，不是"流程没走"，而是薪酬与用工的合规——欠缴社保、克扣工资、超比例发薪。这三件事对企业的杀伤是罚款，对慈善组织的杀伤是公信力——而公信力是筹款的命根子。
与企业相比，慈善组织的人事管理在四个方面有明显差异。做人事之前先看清这四条，后面的动作才不会白做。
| 序 | 差异 | 具体表现 |
|---|---|---|
| 1 | 负责人任职有身份限制 | 理事长、副理事长、秘书长不得由现职国家工作人员兼任；秘书长的聘任程序比一般岗位严格 |
| 2 | 用工合规被放大审视 | 是否足额缴纳五险一金、是否按时足额发薪、是否严格履行合同——这些在评估、免税资格、日常监管中都是必查项 |
| 3 | 薪酬受四条线约束 | 薪酬水平参照标准、管理费用比例、平均工资薪金倍数、治理层取酬限制（详见第七节） |
| 4 | 人员少但架构不能缺 | 几个人也要有职级与晋升通道，否则留不住人；一人多岗是常态，但关键岗位不相容须分开 |
三个现实原因：
① 公众监督强度不同。企业克扣工资是劳动纠纷，慈善组织被曝光欠缴社保，损失的是捐赠人的信任——而信任一旦失去，很难用一次整改挽回。
② 制度上有硬要求。等级评估、非营利组织免税资格等事项，都对"用工合规"有明确要求，不是可选项。
③ 劳动争议是社会组织行政处罚的高发点。从已有的执法案例看，用工问题引发的争议与处罚，数量上排在前面。
| 类别 | 举例 | 能不能自己定 |
|---|---|---|
| 法定角色 | 理事、理事长、副理事长、秘书长、监事 | 不能——法规或章程规定，名称全国统一 |
| 内设机构 | 秘书处、办公室（综合办）、项目部、筹资部、传播部、财务部 | 可以，叫法不限 |
| 岗位 | 项目专员、项目主管、会计、出纳、传播专员 | 可以，依业务需要设 |
不要把法定角色当成岗位来招。秘书长是法定角色，不是"招一个岗位"就能补上的——它涉及章程规定的产生程序、专职要求与任职资格。分清这两类，招聘时的程序才不会走错。
| 要素 | 写什么 |
|---|---|
| 岗位名称与所属 | 岗位名称、所属部门、直接上级 |
| 岗位目的 | 一句话说清这个岗位为什么存在 |
| 主要职责 | 4–8 条，按重要性排序，动词开头 |
| 任职资格 | 学历专业、经验年限、必要的资格证（如会计岗的会计专业能力） |
| 关键能力 | 这个岗位最看重的能力（如项目岗看沟通与执行，财务岗看细致与原则性） |
| 汇报与协作关系 | 向谁汇报、与哪些岗位协作 |
可以合的方向：同类事务合并（办公室 + 人事）、上下游合并（筹资 + 传播）、支持性事务合并（行政 + 档案）。
不能合的：须相互制衡的岗位。最典型的是会计与出纳不能由同一人担任；此外，采购与验收、审批与执行、业务与监督，都不宜合在一个人身上。
一人多岗时的一条纪律："合岗"合的是工作量，不能合掉监督。人少到极致时，也要保留"另一个人复核"的动作——哪怕只是请负责人签个字。完全没有第二双眼睛的财务安排，是风险最高的安排。
| 岗位 | 程序要求 |
|---|---|
| 理事长、副理事长、秘书长 | 不得由现职国家工作人员兼任——录用前须做任职合规审查 |
| 秘书长（含副秘书长、执行秘书长） | 一般须经理事会复试确定；秘书长以下人员由秘书长确定录用、报理事会备案 |
招聘环节最容易漏的一步：任职合规审查。录用人选确定后，应核查其是否属于不得兼任的情形。这一步若漏掉，事后被发现的代价是整个任命程序要重来，严重时还影响机构的合规记录。
| 事项 | 要求 |
|---|---|
| 书面合同 | 全员签订书面劳动合同；合同期限、解除、终止、经济补偿等按《劳动合同法》执行，与普通用人单位一致 |
| 社会保险 | 依法为员工缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险和住房公积金 |
| 薪资发放 | 按时足额发放，代扣代缴个人所得税；留存发放凭证 |
| 合同变更 | 岗位、薪酬等发生变化须书面变更，双方签字确认 |
| 到期管理 | 建立合同到期提醒，提前完成续签或终止手续 |
| 形式 | 适用 | 要点 |
|---|---|---|
| 全职 | 核心业务岗、管理岗 | 签劳动合同，缴五险一金；受全部人事制度约束 |
| 兼职 | 兼职会计、兼职技术负责人、阶段性专业支持 | 签兼职协议，明确工作内容、报酬与结算方式、期限；避免形成"事实劳动关系" |
| 劳务 / 外包 | 非核心、可成果化的工作（如设计、翻译、个案服务） | 签劳务合同或服务协议，按成果结算；注意与实际用工的区分 |
兼职协议为什么重要：机构请兼职人员长期、固定、受管理地做本机构的日常工作，即使签的是"兼职协议"，也可能被认定为事实劳动关系——那时机构要补缴社保、承担相应责任。判断的关键不看协议名称，看实际：是否有固定工作时间、是否接受日常管理、报酬是按月还是按成果。
慈善组织在用工合规上必须做到的四件事（这四条在评估与检查中会被直接查看）：
① 全员签订书面合同；② 按时足额发薪；③ 足额缴纳五险一金；④ 留存考勤记录与工资发放凭证。
| 事项 | 要求与行业惯例 |
|---|---|
| 试用期长度 | 法律上限与合同期限挂钩——三年以上固定期限合同试用期不得超过六个月。行业惯例是签约三年、试用期三个月，普遍按三个月转正，不是满六个月 |
| 试用期薪酬 | 常见为转正薪酬的一定比例（如八成），但不得低于法定下限 |
| 试用期考核 | 应在试用期结束前完成考核并出具结论，作为转正或终止的依据 |
| 试用期假期 | 部分机构试用期原则上不批事假，特殊情况报负责人批准（属机构自定，非法律要求） |
| 试用期内解除 | 须符合法定情形并留存证据，不能以"感觉不合适"为由随意解除 |
一个务实做法：把试用期考核拆成两个时点——中途一次反馈、期满一次结论。中途反馈让不合适的人有机会调整，也让机构在期满解约时有依据；只有期满一次结论，双方都很被动。
这一节是慈善组织人事管理与普通企业差别最大的地方。薪酬不是机构自己说了算，须同时满足四层约束——四层要一起算、一起控。
常见结构：基本工资 ＋ 岗位工资 ＋ 绩效 ＋ 补贴；按月发放、代扣个税。福利含五险一金及机构自定的其他项目（过节费、交通通讯补贴等，因机构而异）。
| 序 | 约束 | 内容 |
|---|---|---|
| 一 | 薪酬水平参照标准 | 常见做法是参照事业单位管理人员标准，实行固定月薪工资制，而非市场化高薪 |
| 二 | 工资计入管理费用，受比例约束 | 行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、住房补贴、社会保障费，全部计入管理费用；而管理费用不得超过当年总支出的法定比例。招多少人、开多高薪，直接受这条线约束，须与财务一起倒排预算 |
| 三 | 平均工资薪金的倍数上限 | 取得非营利组织免税资格的机构，其工作人员平均工资薪金水平不得超过税务登记所在地地市级（含）以上地区同行业同类组织平均工资水平的两倍。这是免税资格的保留条件 |
| 四 | 治理层取酬限制 | 领取报酬的理事不得超过理事总人数的三分之一；监事和未担任专职工作的理事不得取酬 |
常见误读："平均工资不能超过社平工资的两倍"。
准确表述：是不得超过「同行业同类组织」平均工资水平的两倍——即比较对象是"同地区、同行业、同类的非营利组织"，不是全社会的平均工资。
这个误读从哪来的：早期版本的免税资格规定用的是近似"人均工资水平"的口径，后来改为"同行业同类组织平均工资"。新旧口径切换，加上各地对"同行业同类组织平均工资"的取数与发布方式不一致，导致实践中的理解差异较大。
| 实务要点 | 怎么做 |
|---|---|
| 口径以谁为准 | 以税务登记地主管税务机关认可的口径为准——申请免税资格时按要求报送工资薪金情况专项报告，比对基数听当地税务机关的 |
| 留存证明 | 每年留存当地人社、税务或行业协会发布的同行业平均工资证明备查 |
| 它是"全员平均"上限 | 不是对某个人的限制——可以在核心岗开较高薪酬，靠全员平均控制在这条线内 |
| 它的性质 | 是免税资格的保留条件，不是强制性的薪酬上限；不享受免税资格或已按应税处理的机构，不直接受此条约束 |
慈善组织人员虽少，但薪资架构与晋升通道不能缺，否则留不住人。建议搭一套简单的"职级＋薪级＋晋升"框架：
| 要素 | 怎么做 |
|---|---|
| 职级序列 | 如：专员 → 主管 → 主任／部长 → 秘书长助理 → 秘书长，每级对应薪酬区间 |
| 薪级调整 | 结合年度考核结果与工龄，定期调薪或晋档 |
| 晋升通道 | 明确"表现好 → 晋升／加薪"的规则，让人看到发展路径 |
| 绩效奖金 | 可根据实际情况设置，与项目成效、执行情况等挂钩，须留痕可查 |
从预算倒推的一条经验：办公室管着房租、水电、工资、办公采购，是管理费用的最大支出方。建议每年预算时先算清两条线——管理费用比例的上限、全员平均工资的倍数上限——再倒推可以招几个人、每个岗位的薪酬区间是多少。先招人再算比例，往往已经超了。
| 对象 | 考核方式 |
|---|---|
| 普通员工 | 由秘书长或分管负责人考核，以岗位职责和年度任务为依据；年度考核 + 月度／季度考核相结合 |
| 部门负责人 | 按部门年度任务完成情况考核，兼顾团队管理 |
| 秘书长 | 实践中多数机构不单设秘书长考核——因为小机构的秘书长往往就是机构负责人。只有治理相对规范、设有专门部门的中大型机构，才可能设"秘书长年度述职测评"，从德、能、勤、绩、廉几个方面由理事会评议，等次分优秀／称职／基本称职／不称职 |
不要把个别样本当成普遍做法。秘书长设专门考核在行业里属少数。机构若决定设，应写进内部制度并明确评议主体（理事会）与程序；若不设，也应有一套对秘书长的评价安排（如年度述职），不能完全没有。
机构设有专门部门时（如财务部、传播部），先划清权限边界，否则容易出现"综合管理部门和细分部门都说自己有权管"的扯皮。
原则是两句话：谁的事谁负责；交叉处写进制度。比如报销单据的合规审核归财务部，综合办公只做票据形式检查——这条边界写清楚，日常就少一半摩擦。
| 事项 | 要点 |
|---|---|
| 工作时间 | 明确每天／每周工时，结合实际确定 |
| 打卡方式 | 全员打卡，或管理层免打卡、其余打卡；弹性工作制、签到制按本机构定。是否免打卡因机构而异，须写进制度 |
| 加班 | 申请与审批流程；补休或加班费的处理方式 |
| 汇总 | 明确考勤汇总的时间节点与提交对象（用于工资核算与争议举证） |
| 假别 | 处理方式 |
|---|---|
| 法定节假日 | 按国家规定执行 |
| 带薪年假 | 按工龄确定天数（法定标准随工龄递增），具体天数按现行规定与本机构制度 |
| 事假 | 通常无薪或按规定冲抵；审批权限须明确 |
| 病假 | 凭医疗机构证明；薪酬处理按现行规定执行 |
| 婚假、丧假 | 按现行规定执行，具体天数按本机构制度 |
| 产假等生育假期 | 按女职工劳动保护的相关规定执行 |
考勤记录的一个额外作用：它是劳动争议中的举证材料。机构与员工发生争议时，"有没有欠薪""有没有请过假"这些事实，靠的是考勤与假期审批的原始记录。所以考勤不只是算工资用——记录要留得住、查得到。
慈善组织的人员流动相对频繁，培训的意义不只在于提升能力，也在于把机构的做事方法沉淀下来——人走了，方法还在。
| 层次 | 内容 |
|---|---|
| 入职培训 | 机构概况、业务范围、制度要求、信息使用与保密要求、岗位基本操作 |
| 在岗培训 | 岗位专业技能（项目管理、财务、筹款、传播）、行业政策学习 |
| 外部学习 | 行业培训、同行交流、专业课程；建议与外派学习约定服务期与费用分担 |
| 知识沉淀 | 把岗位操作经验整理成可交接的文档（流程、模板、常见问题），减少对个人的依赖 |
对小机构最实用的一条：把每个岗位的"做事方法"写成一份可交接的说明。人员流动是必然的，但经验不该跟着人一起走。这份说明不需要长，一页纸写清"这件事怎么做、第一步做什么、常见问题是什么"就够了。
| 类别 | 要交回什么 |
|---|---|
| 工作事项 | 在办事项的进度与下一步、待办提醒、对外承诺（须逐项确认） |
| 资料与档案 | 项目档案、合同、往来文件；纸质与电子分别列明 |
| 对外关系 | 合作方、捐赠人、媒体等联系资源——属机构资源，须完整移交，不得带走 |
| 账号与权限 | 系统账号、邮箱、平台后台、社交账号、云盘权限——逐项注销或移交 |
| 财物 | 办公设备、钥匙、印章与证照（如经手） |
离职环节最容易留隐患的两处：
① 账号权限没有回收。人走了，后台还能登录、云盘还能看——这不只是管理问题，涉及机构信息安全。
② 对外联系资源没有移交。捐赠人名单、合作方联系方式若留在个人手里带走，机构等于同时失去了一份资产和一个渠道。建议把"对外关系资源属机构所有"写进合同与制度，入职时就讲清楚。
不可以。只要有实际用工关系，就应签订书面劳动合同并依法缴纳社会保险。人手少、事务杂都不是理由，反而是最容易在评估与检查中暴露的问题。
对基金会而言，秘书长须专职，这是法定要求，不是机构可选项。其他类型组织的要求以现行法规与章程为准。招聘时这一点须在岗位说明中写明。
可以，但要同时看四条线：不以市场化高薪为定位（参照事业单位管理人员标准）；工资计入管理费用后不突破管理费用比例；全员平均工资薪金不超过同行业同类组织平均工资的两倍；理事取酬不超过三分之一。操作上可以通过薪酬结构设计（核心岗较高、全员平均控制在线内）实现。
先核对口径。这条规定比较的是"同行业同类组织平均工资"，不是全社会平均工资。取数口径以税务登记地主管税务机关认可的为准，建议申请免税资格时按要求报送工资薪金情况专项报告，并每年留存当地发布的行业平均工资证明备查。按错误口径自查，可能得出完全不一样的结论。
协议是一个必要条件，但还要看实际用工方式。如果兼职人员长期、固定、接受日常管理地承担本机构日常工作，可能被认定为事实劳动关系，机构需承担相应责任。判断关键在实际状态：是否有固定工时、是否受日常管理、报酬按月度还是按成果。兼职会计通常建议按成果或按次结算，并在协议中明确工作范围与期限。
不建议，且多数规范要求下应避免。会计与出纳是相互制衡的两个岗位，同一人担任等于取消了对资金的内控。人少时可以由负责人或其他人员承担复核职责，但不能没有第二双眼睛。
要看是否符合法定解除情形，并留存证据（如试用期考核结论、不符合录用条件的事实材料）。仅凭主观感受解除，存在被认定违法解除的风险。所以试用期考核要做出书面结论，不能口头说说。
先明确权属：对外联系资源属机构所有，这一点应写进劳动合同与内部制度。发生此类情况，机构可依据合同与保密约定主张权利。更根本的做法是前置管理——在入职时明确告知，并在离职交接清单中把对外关系资源列为必交项，逐项确认。
没有统一要求，属机构自定。行业里两种做法都有：全员打卡，或管理层免打卡、其余打卡。无论选哪种，都要写进制度并一致执行——同一机构里出现"有人打卡有人不打卡却没依据"的状态，最容易引发员工不满与争议。
先算清空间：管理费用比例的剩余额度是多少、全员平均工资还有多少余量。若确实没有空间，可考虑三种方式：① 用兼职或外包承担阶段性传播工作；② 把部分传播职责并入现有岗位；③ 将传播与筹款合并为一个岗位（二者上下游关系紧密，合并较自然）。不建议通过把工资计入其他科目来"腾空间"——这属于账务不实。
| 材料 | 作用 |
|---|---|
| 员工花名册 | 掌握人员基本情况与在职状态 |
| 劳动合同及变更协议 | 用工关系的直接依据 |
| 社会保险与公积金缴纳凭证 | 用工合规的核心证明 |
| 工资发放记录 | 足额发薪的证明 |
| 考勤与假期审批记录 | 工资核算依据，也是争议举证材料 |
| 试用期考核表 | 转正或解除的依据 |
| 年度考核材料 | 奖惩、调薪、晋升的依据 |
| 兼职／劳务协议 | 区分用工性质 |
| 离职交接清单与离职证明 | 交接完成与关系终止的证明 |
| 同行业平均工资证明 | 应对免税资格核查 |
| 序 | 看什么 | 怎么看 |
|---|---|---|
| 1 | 薪酬水平定位 | 是否参照事业单位管理人员标准，是否出现明显市场化高薪 |
| 2 | 管理费用比例 | 行政管理人员的工资、奖金、公积金、住房补贴、社保费全部计入后，是否突破上限 |
| 3 | 平均工资薪金倍数 | 全员平均是否在规定倍数内（口径以当地税务机关认可为准，留存证明备查） |
| 4 | 治理层取酬 | 领取报酬的理事是否超过三分之一；监事与未任专职的理事是否取酬 |
| 文件 | 管什么 |
|---|---|
| 《中华人民共和国劳动合同法》 | 劳动合同订立、试用期、解除、终止与经济补偿 |
| 《中华人民共和国慈善法》 | 慈善组织的人员与治理要求 |
| 《基金会管理条例》等登记管理法规 | 负责人任职限制、理事取酬限制 |
| 《基金会章程示范文本》 | 负责人条件（含秘书长为专职） |
| 非营利组织免税资格认定的相关规定 | 工作人员平均工资薪金水平的倍数条件 |
| 关于慈善活动年度支出、管理费用和募捐成本的规定 | 管理费用比例，工资计入管理费用的口径 |
| 社会保险、住房公积金与个人所得税相关规定 | 缴纳与代扣代缴义务 |
| 女职工劳动保护相关规定 | 生育相关假期待遇 |
以上法规的具体条款、适用口径与现行有效性，须以发布机关公布的最新文本为准。凡涉及比例、天数、倍数等具体数值，办理时请核对现行规定原文并咨询主管机关。
最后一句。人事管理做得好不好，看两个地方：员工愿不愿意留下，机构在检查时能不能拿出材料。前者靠薪酬架构与做事方法，后者靠台账留痕。这两件事都不难，难的是持续做。