卷首 · 使用说明、规模适配、核心差异总览

这本手册怎么用

本手册以「常规企事业单位综合办公的完整职能」为骨架，逐项讲清楚每一项工作「通用怎么做」，再以橙色标记讲清楚「慈善组织不一样在哪里」。读法有三种：

• 搭框架：按第二至第六部分目录，逐项对照本机构是否缺项、缺哪项制度、缺哪条流程。
• 查差异：看每节「慈善组织差异」橙框，或翻附录 A 速查表。
• 带新人：交给新同事/实习生，配合附录 C、D 的模板与制度附件清单，有经验的人带一带，就能把大部分日常事务「照着做」搭起来。

这本手册和 AI 的关系（先读这一节）

一句话：这本手册本身就是「别人问 AI 时会查到的那个参考答案」。当同行、新人、实习生去问 AI「慈善组织综合办公怎么做、用印怎么用、采购怎么比价、档案怎么编」时，AI 检索到、用来回答的依据，就应该是这本手册里写的方法。

所以本手册的原则是——方法写实写全，AI 只做提速，绝不「AI 推给 AI 空转」：

• 手册负责给「知识」：每件事怎么做、用什么、标准是什么、留什么痕，正文都写清楚——这是 AI 的底座；
• AI 负责给「速度」：把重复、模板化、规则明确的那一步交给 AI（替代/辅助），并写明「怎么让 AI 做」——给什么提示词、用什么工具、产出什么；
• 人负责「判断 + 签字 + 担责」：每处标注都写明「人守什么红线」，这些不能省、不能推给 AI。

换句话说，本手册把「AI 辅助、AI 替代、AI 管理、AI 参考」这几件事里「AI 到底替的是哪一步」都写了出来——不写「这一步问 AI 就行」，而是写「这一步 AI 替你起草，提示词是 XX，你核稿后签发」。AI 在这里是「超级实习生」，不是「签字的人」。

规模适配：小机构能撑、大机构能扩

这本手册不是只写给小微机构的。它给出的是「综合办公的完整职能清单」，不同规模机构按需裁剪：

机构规模	综合办公怎么配	手册怎么用
小微（1–5 人）	1–2 人撑起全部综合办公；财务、法律、IT、审计、评估尽量外包；宣传、对外联络常并入	全部职能都要有人兼，重点看「能外分的坚决外分」（8.1）
中型（6–30 人）	综合办公 2–4 人，开始分岗（行政/人事/合规/宣传）；宣传、对外联络可能独立成部	按职能分岗对照（8.2、8.3），制度齐全度自查
较大（30 人以上）	设办公室/综合部/宣传部/财务部等多部门；本手册的职能被拆到多个部门	把各职能块映射到本机构实际部门，作为部门职责划分的依据

一句话：职能清单是全集，机构按规模取其子集；人少就一人多岗，人多就分部门，但每个职能块都不能缺失。

一页看懂：慈善组织综合办公最关键的几处差异

维度	普通企事业单位	慈善组织
法人性质	营利法人（公司）／机关事业法人	非营利性法人，财产属社会公共财产，不得私分、侵占、挪用
决策机构	股东会 → 董事会 → 管理层	理事会 → 秘书处（秘书长执行），另设监事（会）监督
负责人任职	一般无特别限制	「负责人」法定为理事长、副理事长、秘书长三人；现职国家工作人员不得兼任；负责人一般 ≤70 周岁；秘书长须专职（《基金会章程示范文本》第二十三条；新条例拟放宽，见 2.5）
薪酬	市场化薪酬	参照事业单位管理人员标准；受管理费用比例上限 + 平均工资薪金 2 倍红线双重约束
运营成本	无强制性比例上限	管理费用、募捐成本、慈善活动支出均有法定比例红线（民发〔2026〕12号）
证照	营业执照	法人登记证书，须年检并加盖年检章
印章	企业自制自管	由登记管理机关备案制发，规格有法定标准
信息公开	法定有限披露	强制的信息公开义务 + 年检年报 + 新闻发言人制度
党建	按属地/上级要求	成立登记时同步开展党建，党建工作经费列入管理费用

人员配置速览：能外分的坚决外分

慈善组织普遍「业务（项目）部门人多、综合后勤人少」。综合办公专职人员守住「不能外分」的核心：制度与合规、人事与劳动合同、印章证照、档案、公文、会议、考勤薪酬核算、对外对接；其余能外分的坚决外分：

工作块	常见处置方式
财务（记账、报税、出报表）	外包给兼职会计／代理记账机构，综合办公只做票据初审、报销登记
法律（合同审查、劳动合规、纠纷）	外聘法律顾问（公益行业有低价/公益律师资源）
IT（网站、小程序、办公软件维护）	外包或找技术志愿者，综合办公只做账号与权限管理
审计、评估、专项申报	委托会计师事务所、评估机构
志愿者、实习生	承担档案整理、活动执行、宣传辅助等可拆分的活

第一部分　总论：慈善组织综合办公是什么

1.1 慈善组织的三类（不只有基金会）

「慈善组织」是一个法律身份，可以由三类法人组织获得（依据《慈善法》《慈善组织认定办法》），本手册覆盖全部三类：

组织类型	登记依据	典型例子
基金会	《基金会管理条例》	以捐赠财产从事公益事业的非营利法人，分公募/非公募
社会团体	《社会团体登记管理条例》	协会、学会、商会、研究会等会员制组织
社会服务机构	《民办非企业单位登记管理暂行条例》	民办学校、医院、养老机构、社工机构等（旧称"民办非企业单位"）

三类组织关键差异对照（综合办公要分清，条款见附录 B）

维度	基金会（国务院令第 400 号）	社会团体（国务院令第 250 号）	社会服务机构（国务院令第 251 号）
法人属性	利用捐赠财产设立的非营利法人	会员自愿组成的非营利性社会组织	利用非国有资产举办、从事非营利性社会服务活动
权力/决策机构	理事会（5–25 人）	会员大会 / 会员代表大会（会员制）	理事会，或举办者（分法人 / 合伙 / 个体三种形态）
负责人	理事长（法定代表人）、副理事长、秘书长，从理事中选举	会长/理事长等，由会员（代表）大会产生	法定代表人/负责人，由举办者或理事会产生
分支/代表机构	可设，须登记，无独立法人资格	可设，但不得设地域性分支、分支不得再设分支	不得设立分支机构（条例第十三条）
资金/会员门槛	公募 800 万 / 地方 400 万 / 非公募 200 万；无会员	全国性 10 万 / 地方 3 万；50 个个人会员或 30 个单位会员	非国有资产；无会员门槛
经费规则	不得私分、侵占、挪用	不得在会员中分配；接受捐赠资助须公开	不得侵占、私分、挪用
专职人员工资	工资福利与行政办公支出受比例红线约束（现为民发〔2026〕12 号分档）	参照国家对事业单位的有关规定执行	执行国家财务管理制度，接受财政监督

1.2 组织架构对比：决策 · 执行 · 监督

普通企事业单位与慈善组织，最根本的差异在组织架构——谁说了算、谁干活、谁监督。先看图：

机构	普通企事业单位	慈善组织
决策机构	股东会最高，董事会决策，向股东负责	理事会决策，向章程宗旨、捐赠人负责，不向任何出资人分配利润
执行机构	经理层（总经理）	秘书处 / 秘书长（《基金会章程示范文本》第二十三条：秘书长为专职；新条例拟放宽，见 2.3）
监督机构	监事会（或监事）	监事 / 监事会，任期与理事相同，不得由理事、财务负责人、专职人员兼任
根本区别	有股东，可分配利润	无股东，财产属社会公共财产，任何人不得私分、侵占、挪用

1.2-1 分支机构和代表机构（不是每个机构都有，但有就要管对）

慈善组织的组织架构，除理事会/秘书处/监事会这条主线外，还可能有分支机构和代表机构两类延伸。它们不是每个机构都有，但数量并不少（尤其基金会），综合办公一旦遇到，要分清性质、管好备案与用名。

类型	是什么	常规运作方式与红线
分支机构	依据业务范围/财产划分，设立专门从事某项业务的机构（基金会常表现为专项基金管理委员会；社会团体可为专业委员会/分会）	① 由理事会决定设立、变更、终止；② 无独立法人资格，对外用「机构全称 + 分支机构名」规范全称；③ 不得单独开设银行账户、不得单独刻章；④ 收支全部纳入母体账户；⑤ 不得以独立组织名义对外募捐、签协议；⑥ 不得再下设分支机构
代表机构	在住所地以外、属活动区域内设立，代表本机构开展活动、承办交办事项的机构（如代表处、办事处、联络处）	① 由理事会决定设立；② 无独立法人资格，以母体名义活动；③ 名称以「代表处 / 办事处 / 联络处」结尾，冠母体全称；④ 一般设在公益项目主要实施地或公募主要地区；⑤ 受母体秘书处指导，定期报送工作总结

1.3 综合办公的工作范围（一个大框架）

「综合办公」是工作范围概念，不是某个部门的专名。它指慈善组织里「业务、财务、宣传之外的大后方」这一整块事务，横向覆盖：

• 文秘机要：公文、档案、印章、证照、会议、信息公开文书、新闻发布；
• 人事行政：招聘、劳动合同、考勤、薪酬福利、绩效、培训、离职；
• 治理支持：理事会/监事会会议组织、换届、负责人任职合规、党建；
• 规章制度：制度起草、审议、归档、修订；
• 合作伙伴与对外：与民政部门、业务主管单位、捐赠人、政府购买、涉外事项对接；
• 后勤与信息化：办公环境、设备车辆、办公用品、信息化系统与账号权限；
• 财务衔接：报销初审、票据管理、配合财务做预算与资产台账。

1.4 综合办公 vs 秘书处 vs 职能部门

这三者容易混，先区分清楚，才能「放之四海皆准」：

概念	性质	说明
秘书处 / 秘书长	法定执行机构	慈善组织的法定执行层，秘书长是法定角色；综合办公常隶属秘书处或与秘书处合署
综合办公	工作范围（非部门）	行政+人事+治理合规+后勤信息化等一揽子事务的统称
职能部门	机构的内设机构	如办公室、综合部、宣传部、项目部、财务部等，叫法因机构而异

实务中，综合办公这项工作的承接部门叫法五花八门，常见有：办公室、综合办公室、综合部、综合管理部、行政部、秘书处办公室、综合办等；宣传相关工作可能叫宣传部、公益宣传部、宣传推广部、市场宣传部、品牌传播部、信息宣传部、联络宣传部等。叫法不同，干的活是同一套。

1.5 规模适配：人少能撑、人多能扩

综合办公人少是常态（1–4 人），但职能一个都不能少。三种打法（也是本手册编排逻辑）：

• 能外分的坚决外分：财务、法律、IT、审计、评估外包，综合办公只保留「把关、衔接、留痕」职责。
• 能用工具的不靠人：用企业微信/钉钉/飞书把考勤、审批、报销、档案、会议串成线；用 AI 把重复事务「模板化、自动化」（见第七部分）。
• 能把文档写细的写细：把每件事「怎么做、用什么、留什么」写成 SOP 和附录，让实习生照手册也能办对（见 8.4）。

机构大了之后，综合办公的职能会自然拆分成多个部门（办公室、人事部、宣传部、财务部……），本手册的各职能块就是拆分时的「职责划分蓝本」。

第二部分　组织架构与治理结构

2.1 决策 · 执行 · 监督三权

慈善组织实行「理事会决策、秘书处执行、监事会监督」的三权分立（详见图 1.2）。综合办公是这套治理结构的运转保障——三类机构的工作（开会、换届、改选、报告、档案）都由综合办公承接。

机构	成员构成	综合办公要做的支持
理事会（决策）	理事 5–25 人；理事长、副理事长、秘书长为负责人	会议组织、通知、材料、纪要、决议督办、换届与变更登记、理事名册档案
秘书处（执行）	秘书长领导，设办公室等内设机构（负责人＝理事长/副理事长/秘书长三人）	日常行政、人事、公文、档案、印章、后勤
监事会（监督）	监事若干；任期同理事	监事会会议组织、监督意见归档、配合审计

2.2 理事会及综合办公的支持

• 会议频次：每年至少召开 2 次；一般须 2/3 以上理事出席方能召开；
• 表决规则：一般决议出席理事过半数通过；章程修改、选举/罢免负责人、重大募捐投资、分立合并等重大事项须出席理事 2/3 以上通过；
• 通知时限：一般会议提前 5 日通知全体理事、监事；决议重要事项的会议提前不少于 7 日书面通知，并列明决议事项；
• 记录归档：会议通知时间、出席人数、表决票数必须如实记录，纪要归档（永久保存）。

2.3 秘书处 / 秘书长 / 负责人三人

先讲清「负责人」到底是谁：在民政登记口径里，慈善组织（基金会）的负责人就是理事长、副理事长、秘书长三个人，均由理事会选举产生（新条例拟允许秘书长聘任制，见下）。综合办公要牢牢记清这三个人是谁、谁说了算。

• 理事长：一般为法定代表人，主持理事会，代表机构对外签署重要文件、参加重大活动。综合办公要为其准备讲话、行程、签约材料，并确保法定代表人登记与证照一致。
• 副理事长：协助理事长，按章程分工分管某方面事务，理事长缺位时按章程代行。
• 秘书长：执行机构（秘书处）负责人，主持日常行政与业务执行，组织实施理事会决议，向理事会报告工作。综合办公通常直接对秘书长负责、设在秘书处之下或与秘书处合署。
• 负责人聘任：理事长、副理事长、秘书长由理事会选举产生；秘书长以下人员由秘书长确定录用、报理事会备案。

2.4 监事会

• 监事列席理事会，对理事会决议事项提出质询或建议；
• 监事有权检查财务和会计资料，监督理事会、秘书处遵守法律和章程；
• 综合办公要配合监事会调取资料、组织监事会会议、归档监督意见。

2.5 负责人任职限制

依据《基金会管理条例》及《关于现职国家工作人员不得兼任基金会负责人有关问题的通知》（民函〔2004〕270 号），「现职国家工作人员」指：党的机关、人大机关、政府机关、政协机关、审判机关和检察机关中的现职工作人员，以及法律法规授权行使行政管理职能的其他机构的工作人员；不包括已退居二线未办离退休手续者，也不包括离开行政岗位专门从事基金会工作的人员。

第三部分　行政办公（制度要点 + 工作流程，详细）

本部分每一节都分三块：「制度要点」讲规则（通用做法 + 慈善组织差异），「工作流程」讲怎么一步步办，「AI」标注这项能不能用 AI 替。

3.1 公文与文秘

工作流程

3.2 档案管理（详细）

一、档案分哪几类

档案门类	内容举例
文书档案	章程、制度、公文、通知、请示报告、会议纪要、合同协议
人事档案	员工劳动合同、花名册、考核表、任免、培训、离职
财务（会计）档案	会计凭证、账簿、报表、审计报告、纳税资料
项目档案	立项、协议、执行、资金、验收、评估（慈善组织特有，全周期归档）
登记档案	法人登记证书、变更、年检、章程核准、换届备案
声像/实物档案	照片、视频、奖牌、印章、证照（大型活动音像）
电子档案	系统数据、邮件、OA 记录、数据库备份

二、怎么编号（一套可落地的规则）

常见编号格式：全宗号—分类号—案卷号—件号，例如 HF-2026-DA-001（机构简称—年度—档案门类—序号）。实务建议：

• 先定门类代码：文书 WS、人事 RS、财务 CW、项目 XM、登记 DJ、声像 SX；
• 每年一个档案年度，门类下按件或按卷流水编号；
• 建立档案目录台账（纸质 + 电子双套），做到「一档一号、档号唯一」。

三、保管期限怎么定

期限	对应档案
永久	章程、理事/监事名册、理事会监事会会议纪要、证照、批文、印鉴、年度财务报表、规章制度、不动产凭证、人事资料、大型活动音像
三十年	会计凭证、会计账簿（依《会计档案管理办法》，财政部、国家档案局令第79号；1998 年旧办法的 15 年已废止）
五年	期满解除的合同、完结的项目方案
一年	部门计划总结、完结的请求报告

四、工作流程

3.3 印章管理（详细）

一、印章分几类

印章	用途	保管
法人公章	对外公文、合同、证明、信息公开	综合办公专人专柜
财务专用章	财务结算、银行票据	财务（或与法人章分人保管）
法定代表人名章	银行、法人代表文件	与财务章分人保管
发票专用章 / 合同专用章等	按需刻制（须备案）	对应条线专人

二、用印权限分级

• 一般性事务用印由秘书长批准；
• 重大事务用印由理事长批准；
• 特别重大事务须经理事会会议批准；
• 印章启用与废止均须理事会批准。

三、工作流程（用印）

四、工作流程（刻制 / 废止）

3.4 证照管理

工作流程

3.5 会议管理（日常会议 + 治理会议）

会议管理不只是理事会/监事会，慈善组织的日常会议同样要规范：

会议类型	召集人	频次	综合办公要做的
理事会会议	理事长	每年至少 2 次	法定程序：提前通知（一般 5 日、重要事项不少于 7 日）、2/3 出席、票数记录、纪要归档（见 2.2）
监事会会议	监事长	按章程	组织、记录、归档监督意见
秘书处常务会议 / 办公例会	秘书长	每周/每两周一次	议题收集、纪要、任务督办
专题会议	理事长/秘书长	不定期	专项事务协调，纪要归档
部门例会	部门负责人	按需	提供会议室、记录

会议室怎么约、会议有什么要求

• 会议室预订：用日程/日历工具建「会议预约」，明确时间、地点、参会人、设备（投影/电话/视频会议）；
• 会议通知：提前发出（含议题、材料、时间地点），重要会议书面通知并留存；
• 会议材料：会前汇总裁定，会中分发/投影，会后归档；
• 签到与记录：签到表 + 会议记录（时间、地点、出席人、议题、结论、表决）；
• 纪要督办：会后 3 个工作日内出纪要，明确责任人与时限，跟踪落实情况。

3.6 资产管理（保管 + 做账）

一、固定资产怎么管（全生命周期）

二、保管与做账（综合办公 + 财务分工）

环节	综合办公	财务（可外包）
账	资产台账（实物台账：编号、名称、数量、使用人、地点）	固定资产账（金额、折旧、净值）
物	验收、编号、贴标签、领用登记、保管、盘点	入账、折旧、报废审批、账务处理
盘点	组织盘点，核对实物	核对账实，处理盘盈盘亏

• 固定资产编号建议「机构简称—部门—购置年月+序号」；
• 盘点分年中、年终两次，盘盈盘亏须说明原因并报批；
• 捐赠物资、受赠资产同样纳入台账管理，单独标注来源；
• 报废与处置：报废、出售、对外捐赠转出固定资产须理事会批准；受赠资产（尤其不动产）处置必要时报告登记机关；处置变价收入入账、不得私分。

3.7 采购管理（详细）

一、采购方式（按金额分级）

金额档（示例，按机构制度定）	采购方式	要求
小额（如 500 元以下）	直接采购	经办人申请，部门负责人审批
一般（如 500–5000 元）	询价 / 比价	至少三家供应商报价对比，留存比价单
较大（如 5000 元以上）	竞争性谈判 / 招标	多部门评审，秘书长/理事长审批
重大（如超一定额度）	招标 / 理事会审议	理事会批准，全过程留痕

二、三方比价怎么比

• 选定≥3 家供应商，分别索取报价（同规格、同数量、同交付条件才可比较）；
• 填写比价记录单：供应商名称、报价、规格、交货期、质保、联系方式；
• 综合价格 + 质量 + 信誉 + 服务选定，写明选定理由；
• 关联方采购须回避并特别说明，向关联方采购建议单独审批。

三、谁验收、谁出入库、物资怎么保管

• 验收：由使用部门 + 综合办公 + 财务三方共同验收（或至少使用部门 + 综合办公），核对品名、规格、数量、质量，签验收单；
• 入库：填入库单，登记台账；
• 领用/出库：填出库单，登记领用人、用途、时间；
• 物资保管：专人负责、专柜/专库存放、定期盘点，做到账实相符；易耗品按月核对，耐用物品按季/半年盘点。

3.8 后勤保障（设备车辆，按实际列）

后勤事项清单（有则列，无则免）

事项	要点	说明
办公场所	租赁/自用、水电、物业、装修维护	不少中小机构无独立场所或合用
办公用品	采购、领用登记、易耗品补充	可合并进采购管理
办公设备	电脑、打印复印、电话、网络、投影	建立设备台账，定期维护
车辆	购置/租赁、油费、保险、年检、维修	相当一部分中小协会没有车辆，如有则建用车登记
接待	来访登记、会议室准备、茶水、用餐	勤俭接待，控制标准
安全卫生消防	消防设施、用电安全、卫生保洁、应急预案	法定安全责任，不能省
快递/邮寄/文件交换	公文、证照、票据寄送登记	重要文件用可追溯方式

实务提示：车辆、独立办公场所等并非每家都有，手册列全供「有则参考、无则跳过」，不默认机构一定有这些。

3.9 对外联络与政府事务（对接思路）

一、要打交道的政府事项

• 登记与变更：设立、住所/名称/法定代表人/注册资金/业务主管单位变更；
• 年检年报：每年报送年度工作报告；
• 抽查审计与专项检查：管理漏洞排查、慈善活动规范专项检查等；
• 等级评估；政府购买服务申报；涉外事项事先报告。

二、对接思路（不列名单，列打法）

各地民政部门（民政部/省民政厅/市民政局/县民政局）都有对应科室与经办清单，具体联系方式和人员因地区而异，本手册不列名单，只写通用打法：

• 专人对接：每个基金会一般有1–2 人固定对接民政（通常是办公室/综合办负责人或秘书长），避免多头联系；
• 提前沟通：变更、换届、重大事项提前向分管老师/领导沟通，问清材料、时限、流程，别临门一脚才找；
• 进群留痕：加入民政/业务主管单位的工作群，对方发的通知、提醒、文件及时记录、及时反馈；
• 台账管理：建「政府往来台账」，记录对接人、事项、时间、办理进度、所需材料；
• 按时限办：年检、年报、专项报告都有法定时限，倒排日历、设提醒。

三、媒体与对外合作方资源库（防"人走事断"）

媒体的联系方式、合作方的对接人，绝不能只掌握在单个工作人员手里——人一走，这些关系就跟着走了，机构什么都没留下。综合办公要建一个「对外联络资源库」，把关系变成机构的资产：

• 媒体库：记者/编辑/平台对接人的姓名、媒体、联系方式、合作过的选题、擅长领域、关系深浅，存成表格（附录 C 有模板），统一放机构网盘/协同文档，而不是个人微信/个人手机；
• 合作方库：捐赠人、合作伙伴、政府部门对接人、供应商、志愿者骨干的对接记录同样入册，注明「最近一次沟通时间、下一步待办」；
• 交接铁律：员工离职，资源库是交接清单的必交项，关系仍在机构库中，不随人走。

四、机构公用手机号与账号注册（防"账号随人走"）

强烈建议机构配置一个公用手机 + 公用手机号（及其对应微信号），作为机构各类账号注册、认证、对外联系的基础载体：

• 账号注册认证：公众号、视频号、抖音/微博/小红书等平台的机构认证、公益项目备案账号、政务平台账号，统一用公用手机号注册，管理员微信也绑公用号，避免用员工个人手机注册、人走账号带不走或需艰难找回；
• 通用联系人：机构对外的公开联系电话、客服、捐赠咨询统一落到公用号，任何员工流动都不影响对外联系；
• 管理方式：公用手机由综合办指定专人保管，密码/验证码做台账登记，换保管人时交接验证码，不因换人失联。

3.10 信息化与办公设备

• 系统账号权限：企业微信/钉钉/飞书、邮箱、财务软件、慈善中国平台等账号统一开通、分级授权、离职及时回收；
• 办公设备：电脑、打印、网络、视频会议设备，建台账、定期维护；
• 数据安全：项目档案、受益人个人信息、捐赠人信息涉隐私，云端存储权限分级（受益人个人信息保护与机构信息公开是相反的两件事）。

第四部分　人事管理

志愿者管理（4.10）在此单独说明——志愿服务工作多时机构会专设部门或专人负责，人少时归综合办公兼管，但制度层面由综合办公统一归口。

4.1 招聘与录用

4.2 劳动合同（慈善组织看得重）

4.3 试用期

4.4 考勤管理

• 管理层免打卡：常规来说秘书长及以上管理层免打卡，但部分机构仍要求全员打卡——按本机构制度定；
• 弹性工作制：部分机构实行「每周五天、每天满八小时」弹性上下班；
• 签到制：小型机构可能用签到簿，办公室文员兼考勤员，每月 5 日前汇总上月考勤交财务。

假别	通用要点
公休假/法定假	周六日双休；法定假日按国家规定并结合机构实际安排
带薪年假	按累计工龄 5/10/15 天；年假以半天为单位；可冲抵病假事假
事假	提前申请、领导批准；通常无薪，可按日工资扣除或补休/年假冲抵
病假	凭病假单；常见阶梯扣薪（3 天内不扣，之后按比例，超 2 个月按最低工资）
婚丧假	婚假 3 天（晚婚可加）、丧假 3 天；一次性连续安排
产假/看护假/育儿假	产假 98 天（难产/多胞胎加）、男职工看护假、子女 3 岁前育儿假，按国家地方规定
工伤假	停工留薪期原工资福利不变，由机构按月支付

4.5 薪酬福利与薪资架构

约束一：薪酬水平参照标准

慈善组织员工月薪常见做法是参照人力资源社会保障部、财政部出台的事业单位管理人员标准，实行「固定月薪工资制」，而非市场化高薪。

约束二：工资全部计入管理费用，受比例红线约束

行政管理人员（含综合办公、财务、秘书处）的工资、奖金、住房公积金、住房补贴、社会保障费，全部计入管理费用，而管理费用不得超过当年总支出的法定比例（民发〔2026〕12 号，见 5.2 完整比例表）——人招多少、开多高薪，直接受这条线硬约束，必须和财务一起倒排预算。

约束三：平均工资薪金不超过「同行业同类组织」2 倍（免税资格红线，口径要看清）

依据财税〔2018〕13 号，已获非营利组织免税资格的社会组织，其工作人员平均工资薪金水平不得超过税务登记所在地地市级（含）以上地区「同行业同类组织」平均工资水平的两倍。这条要拆开讲清楚，因为它是各地、各机构依据最不统一的一条：

• 先纠正一个常见误传：这条说的不是「社平工资（全社会平均工资）的 2 倍」，而是「同行业同类组织平均工资的 2 倍」——即拿你机构和「同地区、同行业、同类非营利组织」比，不是和全社会比。把它记成「社平工资 2 倍」是流传最广的误读。
• 为什么口径不统一：旧版财税〔2014〕13 号（已废止）写的是「上年度税务登记所在地人均工资水平的 2 倍」（近似全社会社平），2018 版才改成「同行业同类组织平均工资」。新旧口径切换，加上「同行业同类组织平均工资」由谁发布、怎么取数，各地不一（有的用当地人社部门发布的行业工资数据，有的用民政/行业协会口径，有的地方干脆沿用社平工资），导致实践中各地执行松紧不同。
• 实务怎么做：以税务登记地主管税务机关认可的口径为准——申请免税资格时，税务要求报送「工资薪金情况专项报告」，具体比对的基数听当地税务的；同时每年留存当地人社/税务/行业协会发布的同行业平均工资证明备查。
• 它是「全员平均」上限，不是某个人——可给 1–2 个核心岗（秘书长、项目总监）开高薪，靠普通岗把全员平均压回 2 倍内；
• 「两倍」是免税资格的保留条件，超了可能影响免税资格，进而连锁影响捐赠税前扣除等优惠；但它不是「工资不得高于 X」的强制薪酬上限，不享受免税资格或已按应税处理的机构不受此条直接约束。

约束四：治理层取酬受限 + 薪酬结构

• 领取报酬的理事不得超过理事总人数的 1/3；监事和未担任专职工作的理事不得取酬；
• 地方实践参考（如陕西指导意见）：基金会等慈善组织用于发放工作人员薪酬的资金不低于当年管理费用的 40%——管理费用要有一大块真正花在「人」上，而非办公铺张。

薪资架构与晋升机制（人少也要有盼头）

慈善组织人员虽少，但薪资架构和晋升通道不能缺，否则留不住人、看不到希望。建议搭一套「职级 + 薪级 + 晋升」的简单框架：

要素	怎么做
职级序列	如：专员 → 主管 → 主任/部长 → 秘书长助理 → 秘书长，每级对应薪酬区间
薪级调整	结合年度考核（优秀/称职/基本称职/不称职）与工龄，定期调薪或晋档
晋升通道	明确「表现好 → 晋升/加薪」的规则，让人看到发展路径，即使机构小
绩效奖金	按实际情况设绩效，与项目成效、公益支出比例、捐赠达标等挂钩，留痕可查

4.6 绩效考核

4.7 培训发展

4.8 离职管理

4.9 新闻发言人制度

依据民政部《关于推动在全国性和省级社会组织中建立新闻发言人制度的通知》（2016 年），要点一句话：任命或指定 1 名负责人（实务中多为秘书长）为新闻发言人，统一对外口径。核心机制：

• 归口管理：秘书处/宣传部门统一受理媒体采访，采访内容须经秘书长审定后刊发；其他人员未经授权不得擅自对外发布；
• 统一口径：新闻发布内容和口径经领导班子集体研究，必要时提交理事会；
• 三项机制：建立新闻发布内容和保密审查机制、舆情监测和回应机制、激励和容错纠错机制；
• 发布内容：常规业务信息、重大活动、社会热点、突发事件；
• 发布形式：新闻发布会、以发言人名义发布声明/谈话、集体或单独采访、官网和民政部指定网站、年报及大众媒体。

若机构有宣传部门（宣传部/公益宣传部/品牌传播部等），新闻发布归口到宣传部门，综合办公配合即可。

4.10 志愿者管理（归口说明）

• 志愿服务多、有专门部门：由专门部门（项目部/志愿者服务部）负责招募、培训、记录；
• 志愿服务少、人少：由综合办公兼管，或各部门「谁用志愿者谁管」；
• 制度层面：无论归口哪个部门，志愿者管理制度（招募、注册、培训、记录、证明、激励、保险）由综合办公统一归口制定。

第五部分　治理与合规（慈善组织特有）

本部分是普通企事业单位完全没有对应的板块，是慈善组织综合办公的「护城河」。

5.1 信息公开与年报年检

• 依据《慈善法》《慈善组织信息公开办法》，在统一信息平台（如「慈善中国」）公开章程、负责人信息、年度工作报告、财务会计报告、重大资产变动、募捐情况、项目进展等；
• 年报年检：每年向登记管理机关报送年度工作报告并接受检查，年度慈善活动支出、管理费用、募捐成本须详细披露；
• 综合办公配合财务完成年报填报、信息公开，留存信息公开台账备查。

若机构有宣传部门，信息公开的「对外发布」归宣传部门，「数据与填报」仍由综合办公+财务完成。

5.1-1 宣传推广渠道清单（机构可注册的平台）

慈善组织的「信息公开」和「对外宣传」常常一体两面——公开是法定义务，宣传是放大公信力。综合办公（或宣传部门）应用公用手机号统一注册、认证下列渠道，并建立账号台账。下面按「用途 + 对公益组织的政策/助力 + 优势」列出常用平台，注册前先核验本机构是否具备法人登记证书（基金会/社会团体/社会服务机构登记证书是公益认证的通用凭证）：

渠道	用途	对公益组织的政策/助力与优势
微信公众号	核心阵地：文章发布、月捐入口、项目进展、捐赠公示	微信生态最大，捐赠人/受益人几乎都在微信；服务号可挂菜单、接月捐；与微信支付打通，是公益筹款最顺手入口
微信视频号	短视频/直播传播、公益故事	与公众号、小程序、朋友圈打通；微信生态内自然流量 + 转发裂变，适合口碑传播
抖音	短视频/直播、公益项目破圈	字节跳动公益有公益认证账号（需法人登记证书）；上线备案项目、挂筹款链接；平台对优质公益内容有流量扶持与激励；注意：公益账号不得直播打赏、电商销售等营利行为
微博	话题传播、热点回应、公开声明	微博公益对公益组织有认证与扶持；适合突发舆情公开回应、公开透明，与新闻发言人制度配套
小红书	年轻化传播、公益故事、种草	年轻用户多，适合品牌传播、志愿者招募；公益内容有自然传播空间
B 站	中长视频、深度公益内容	年轻群体，适合纪录片式公益叙事；社区氛围好，适合长期品牌沉淀
腾讯公益平台	公募筹款、99 公益日	民政部指定的互联网公开募捐信息平台；公募机构上线项目筹款，99 公益日有配捐；有技术公益工具箱（含灵析等免费工具）
支付宝公益（蚂蚁公益）	公募筹款、月捐	民政部指定公开募捐平台；支付宝用户基数大，月捐、蚂蚁森林等公益入口；捐赠人自动开电子票据
字节跳动公益平台	公募筹款、内容筹款	民政部指定公开募捐平台；依托抖音/今日头条内容流量边看边捐；有创作者激励
微公益（微博）	公募筹款、热点救助	微博旗下公开募捐平台，适合热点事件快速发起
水滴公益	大病救助类筹款	大病互助/救助场景，适合医疗救助类项目对接
官网	权威信息公开窗口	信息公开合规（年报、章程、财务报告）的主阵地，也是审计、捐赠人尽调的第一入口

5.2 管理费用与募捐成本限制（核心红线）

依据《关于慈善组织开展慈善活动年度支出、管理费用和募捐成本的规定》（民发〔2026〕12 号，2026 年 3 月 23 日印发，取代民发〔2016〕189 号）：

组织类型	年度慈善活动支出下限	年度管理费用上限
具有公开募捐资格的基金会	≥ 上年总收入的 70%	≤ 当年总支出的 10%
具有公开募捐资格的社会团体/社会服务机构	≥ 上年总收入的 70%	≤ 当年总支出的 13%
非公募基金会（净资产 >6000 万）	≥ 上年末净资产的 6%	≤ 当年总支出的 12%
非公募基金会（净资产 800 万–6000 万）	≥ 上年末净资产的 6%	≤ 当年总支出的 13%
非公募基金会（净资产 400 万–800 万）	≥ 上年末净资产的 7%	≤ 当年总支出的 15%
非公募基金会（净资产 <400 万）	≥ 上年末净资产的 8%	≤ 当年总支出的 20%

• 募捐成本：年度募捐成本不得高于前三年捐赠收入平均数的 3%；
• 豁免：年度管理费用低于 20 万元的，不受比例限制；
• 违规后果：民政部门可依慈善法第一百一十条第一款第六项处罚，并通报财政、税务等部门。

5.3 党建与意识形态（简要）

党建通常有专门党支部或党员负责，综合办公要做的是配合与提醒：

• 等级评估里党建占分较大，日常党建活动、党建台账、党费收缴、组织生活记录都要做好；
• 党建档案与机构档案统筹管理；党组织关系转接、功能型党支部/联合党组织覆盖按属地要求落实；
• 提醒综合办公同事：党建台账是年检评估必查项，别因「没人专门管」而漏了。

第六部分　规章制度体系

慈善组织「经得起查」的底子，是一套齐全、成文、可执行的制度。本部分把制度分三类：必要（大家都得有）、有条件（有这项业务就要有）、建议补充（可合并或按需建），并标注哪些可以合并，避免「为建制度而建制度」。

6.1 制度地图（必要 / 有条件 / 建议）

一、必要制度（所有慈善组织都应具备）

制度	要点	牵头
章程	母制度，登记机关核准；宗旨、业务范围、组织机构、财产管理	理事会
理事会管理制度（含议事规则）	理事产生、议事规则、表决、罢免	综合办公协助
监事会制度	监事职责、监督方式	综合办公协助
财务管理制度（或会计制度）	收支、预算、报销、资金管理，可含费用报销、差旅	财务（可外包）
人事管理制度	聘用、培训、考核、奖惩、薪酬福利、休假，可含秘书长考核	综合办公
考勤管理制度	工作时间、请假、加班、迟到早退、旷工	综合办公
档案管理制度	分类、编号、保管期限、调阅、销毁	综合办公
印章及证照管理制度	印章证照保管、用印审批、外借、年检（印章+证照可合并）	综合办公
信息公开办法（信息披露制度）	公开范围、平台、时限，可含网站/新媒体管理	综合办公+财务
新闻发言人制度	发言人选任、口径、发布程序、舆情应对	综合办公/秘书处
重大事项报告制度	重大事项界定、报告程序	综合办公
关联交易管理办法	关联方认定、交易审批、回避（可并入财务管理制度）	财务+综合办公

二、有条件制度（有这项业务就要有）

制度	触发条件	要点
专项基金管理办法	设立了专项基金	专项基金设立、管理、使用、撤销
志愿者管理办法	使用志愿者	招募、注册、培训、记录、证明、激励、保险
保值增值投资活动管理暂行办法	开展投资活动	投资范围、负面清单、风险控制
项目管理制度	开展公益项目（基本都有）	立项、实施、监测、验收、资金
会员制度	社会团体（会员制）	会员入会、权利、义务、退出

三、建议补充制度（可合并，按需建）

制度	建议
物品/固定资产管理办法	可并入「资产管理制度」或财务管理制度
费用报销制度 / 差旅费管理制度	可并入「财务管理制度」
网站/新媒体管理办法	可并入「信息公开办法」
秘书长考核制度	可并入「人事管理制度」的绩效考核章节，不必单列

6.2 制度制定流程与要点

• 效力层级：章程 > 理事会制度 > 各部门/条线制度；制度不得与章程及上位法冲突。
• 留痕：制度文本、审议（理事会会议纪要）、批准、公布时间全部归档（永久保存）。
• 修订：遇法规更新（如民发〔2026〕12 号）或机构变化，及时修订并重新履行批准程序。

第七部分　数字化办公与 AI 应用

慈善组织人员精简、跨地协作多（项目点、志愿者、兼职人员分散），一套成熟的数字化工具 + AI 能显著降低综合办公成本。

7.1 三大平台对比与选型

维度	企业微信	钉钉	飞书
核心定位	微信生态连接器，轻量化办公	组织管理底座，流程与审批中枢	文档协同与知识中心
最大优势	微信原生互通、私域、零学习成本	强流程管控、低代码（宜搭）、硬件生态、AI 深	文档/多维表格/知识库/OKR 协作最佳
考勤/审批	够用、偏轻量	最强，模板丰富、自由度高	近年补齐，偏中大型
对外连接	最强（直连微信）	较弱	较弱
知识库/表格	微盘+在线文档，够用	钉钉表格集成 AI	多维表格（Bitable）最强
成本	基础免费	基础免费、性价比高	高阶付费占比更高

7.1-1 公益行业专属平台与月捐工具（覆盖更全）

除企微/钉钉/飞书这类通用办公套件外，公益行业还有一类专为慈善组织设计的数字化平台，聚焦「联系人/捐赠人管理、公众筹款、月捐、资金对账、票据」等通用套件不擅长的环节。综合办公要了解常用几类，按需选用：

类型	代表平台	用途与对公益组织的价值
公益数字化/捐赠人管理（CRM）	灵析（行业主流）、公益宝、致诚数字化等	捐赠人/志愿者联系人管理、表单、群发、活动、资金对账、电子票据、官网/小程序定制；灵析累计服务超 10 万家公益组织，月捐总额破 3 亿，已加入腾讯技术公益工具箱（审核通过可免费使用长达 3 年）
月捐平台	灵析月捐、腾讯公益月捐、支付宝公益月捐、微公益等	单次捐、月捐（定期捐）、团队捐、配捐；自动开具捐赠证书与电子票据；是机构「可持续筹款」的核心工具（月捐带来稳定现金流）
互联网公开募捐信息平台	腾讯公益、支付宝公益、字节跳动公益、微公益、水滴公益等（民政部指定）	公募机构上线项目筹款的法定渠道；99 公益日配捐、蚂蚁森林等流量入口；公开募捐必须在此类平台发布（先经「慈善中国」备案）
公益技术工具/工具箱	腾讯技术公益工具箱、阿里公益等	向慈善组织提供免费/低价的技术工具（如灵析、云服务、AI 能力），降低数字化门槛
自建 OA / 自研系统	部分中大型机构自建	有的机构规模较大、流程特殊，自己单独做 OA 或定制管理系统（项目全流程、资金、票据一体化）；小机构通常用现成平台即可，不必自建

7.2 通用数字化办公流程框架

不管选哪个平台，底层逻辑是同一套：把「表单 + 审批流 + 数据台账 + 消息提醒」串成线。按业务域给出典型流程：

业务域	典型流程	关键环节（表单→审批→归档）
行政域	用印审批	用印申请表单 → 分级审批 → 用印登记台账 → 扫描件归档
	公文流转	拟稿 → 核稿 → 签发 → 编号 → 发文登记 → 归档
	证照/年检提醒	证照台账 + 到期自动提醒 + 年检任务
人事域	考勤打卡	定位/外勤打卡 → 异常申诉 → 月度汇总 → 交财务核算
	请假/加班/出差审批	申请表单 → 逐级审批 → 关联考勤 → 工资核算
	招聘/入离职	岗位 JD → 面试流转 → 录用审批 → 入职登记/离职交接
	绩效考核	考核表 → 自评/上级评 → 汇总 → 结果归档
财务域	费用报销	报销单+发票 → 初审 → 审批 → 付款 → 归档（对接外包会计）
	借款/差旅	借款申请 → 审批 → 出差报销核销 → 结清
	预算/付款审批	预算台账 → 采购/付款申请 → 审批 → 付款登记
业务/项目域	项目立项	立项申请 → 审批 → 项目台账
	捐赠协议	协议模板 → 审批 → 用印 → 归档 → 台账
	项目执行/物资台账	进度更新 → 物资出入库 → 受益人信息（权限分级）→ 结项
协同域	会议/日程	建日程 → 订会议室 → 线上会议 → 自动纪要/待办
	待办/任务督办	分派参与人 → 截止提醒 → 完成闭环（理事会决议跟踪）
	文档/知识库	制度、模板、SOP、项目档案云端集中 + 权限分级

7.3 AI 到底替什么、怎么替、人守什么

本手册对 AI 的态度一句话：手册给方法（AI 的底座），AI 给速度，人守责任。全手册每个职能块的「AI 怎么用」框，都回答了三件事：AI 替哪一步、怎么让 AI 做（提示词）、人守什么红线。这里汇总成三条判断原则 + 一张速查。

为什么不能「AI 推给 AI」：本手册就是别人问 AI 时会被查到的那个参考答案。如果手册里只写「这一步问 AI 就行」，等于把知识又踢回给 AI、形成空转。所以手册把每件事的方法、标准、流程写实，AI 只是在这个底座上替你「起草、汇总、生成、提醒」，判断、签字、担责永远在人。

AI 可替代（高频，人复核签发）	AI 辅助（出初稿，人判断定稿）	人工为主（AI 只做模板）
公文/通知/纪要起草、会议预订、考勤汇总、请假审批流转、档案编目、台账登记、报销单整理、证照到期提醒、培训资料、考核问卷、志愿者时长记录、办公表格生成	制度起草、新闻稿/口径、舆情监测、合同初审、绩效评语、管理费用测算、年报数据整理、资产/采购台账维护、政府往来台账	用印、签字、理事会表决记录、采购比价判断、实物验收、离职结算、党建、涉密与受益人个人信息处置、重大决策、对外对接沟通

逐项明细（每一项：AI 替哪步 / 提示词 / 人守什么）见附录 E。

第八部分　人员配置与岗位分工（含 AI）

慈善组织综合办公人少是常态。下面按「1 人 / 2 人 / 3–4 人」三档给出可落地分工方案，并把 AI 工具融入每一档。核心原则不变：能外分的坚决外分，能 AI 的坚决 AI，专职只守「不能外分、不能替代」的核心。

8.1 一人版（综合专员 / 办公室主任）

• 配置：1 名专职（综合专员），秘书长统筹；财务、法律、IT、审计、评估全部外包。
• 守的核心：制度与合规档案、人事与劳动合同、印章证照、公文、会议记录、考勤汇总、薪酬核算衔接、对外对接。
• 工具与 AI：企业微信/钉钉管考勤审批报销；AI 替代公文草稿、纪要初稿、台账、通知、培训资料；模板库（附录 C/D）把重复事务表单化。

8.2 两人版（行政人事 + 财务/宣传）

• 配置：A 岗「行政 + 人事」；B 岗「财务衔接 + 对外宣传/联络」（或 B 岗专职财务，宣传由秘书长兼）。
• A 岗：公文、档案、印章证照、会议、招聘、劳动合同、考勤、绩效、培训、离职。
• B 岗：报销初审、票据台账、预算配合、新媒体、新闻发布（可任发言人助手）、捐赠人维护、政府事务。
• AI 分工：A 岗 AI 做文秘类（纪要、通知、台账），B 岗 AI 做财务整理 + 舆情监测 + 新闻稿初稿。

8.3 三至四人版（细分）

• A 岗·行政：公文、档案、印章证照、会议、后勤、采购、资产。
• B 岗·人事：招聘、合同、考勤、薪酬、绩效、培训、离职。
• C 岗·财务/合规：报销初审、预算、管理费用比例监控、年检年报填报、信息公开台账。
• D 岗·宣传/对外：新媒体、新闻发言人助手、捐赠人维护、政府事务（可兼）。
• AI 分工：各岗都用 AI 做本岗的流程化部分（见 7.3），人只做判断、签字、担责环节。

8.4 实习生 / 新人上手路径

目标：有一个人带着，实习生照手册 + 附录就能把大部分日常事务搭起来。

1. 第 1 周：读卷首差异总览 + 第一部分（建立「慈善组织和企业不一样」的认知）；
2. 第 2 周：跟着办「用印、证照、会议纪要、收发文」四件高频事（第三部分流程照做）；
3. 第 3 周：学「考勤汇总、请假审批、劳动合同归档」（第四部分）；
4. 第 4 周：对照第六部分制度地图，把本机构已有/缺的制度摸一遍；
5. 第 5 周起：独立维护「档案台账、印章台账、证照年检提醒、会议纪要」，用数字化工具 + AI（第七部分）把重复事务固化。

附录A　慈善组织 vs 普通企事业单位 差异速查表

把全手册差异点浓缩成一张可打印、可对照的清单，供综合办公日常自查与新人培训使用。

职能域	普通企事业单位做法	慈善组织不一样的地方
法人性质	营利法人 / 机关事业法人	非营利性法人，财产属社会公共财产，不得私分、侵占、挪用
决策机构	股东会 → 董事会 → 管理层	理事会（决策）→ 秘书处/秘书长（执行），另设监事/监事会（监督）
负责人	董监高，无特别身份限制	现职国家工作人员不得兼任；负责人一般 ≤70 周岁；秘书长须专职
理事取酬	董事可依规取酬	领取报酬理事 ≤ 理事总数 1/3；监事和未任专职的理事不得取酬
法定代表人	可由董事长/总经理担任	一般由理事长担任，且不得兼任其他组织法定代表人
薪酬标准	市场化定薪	参照事业单位管理人员标准；受「管理费用比例 + 平均工资 2 倍」双重约束
运营成本	无强制性比例	管理费用、募捐成本、慈善活动支出均有法定比例红线（民发〔2026〕12号）
证照	营业执照	法人登记证书，须悬挂、年检并加盖年检章
印章	自制自管	登记机关备案制发，规格法定（全国 4.5cm / 地方 4.2cm），启用废止经理事会批准
档案	企业自定档案制度	另有《慈善组织档案管理规范》《社会组织登记档案管理办法》；章程/理事会纪要/财务报表等永久保存
信息公开	法定有限披露	法定信息公开义务（慈善中国平台）+ 年报年检 + 新闻发言人制度
新闻发布	市场/公关职能，非法定	民政部推动建立新闻发言人制度；归口管理、统一口径、保密审查、舆情监测
党建	按属地要求	成立登记时同步开展党建；党建经费列入管理费用
用工形态	员工	员工 + 志愿者两类（志愿者管理归业务条线，制度由综合办公统一归口）
考勤	全员打卡为主	秘书长及以上常免打卡（因机构而异）；弹性工作制/签到制较常见
招聘审批	用人部门+HR+分管领导	秘书长由理事会复试确定；秘书长以下由秘书长定、报理事会备案
对外关系	市场监管为主	民政（登记）+ 业务主管单位 + 政府购买 + 涉外报告 + 抽查审计/等级评估
监管检查	年度报告公示	年检年报 + 抽查审计 + 专项检查（慈善活动规范、管理漏洞排查等）

附录B　法规引用核验底稿

把全手册的法规引用做成可追溯底稿：每条引用的文号、关键条款、引用位置一表查清。法规不附原文，按文号到官方渠道（民政部官网 / 慈善中国 / 国家法律法规数据库）查现行原文。效力栏：义务=法律义务依据（必须遵守）；参考=管理改进/自查参考，不作法律义务依据。

文件（文号）	发文机关	效力	关键条款（与本手册相关）	引用位置
中华人民共和国慈善法（2023 修正）	全国人大常委会	义务	慈善组织定义、财产管理、信息公开、公开募捐、慈善活动年度支出与管理费用的总要求	1.1 / 5.1 / 5.2
基金会管理条例（国务院令第 400 号，2004.6.1 施行）	国务院	义务	第20条（理事 5–25 人、领酬理事 ≤1/3、理事长/副理事长/秘书长从理事中选举、理事长任法定代表人）；第21条（每年 ≥2 次会、2/3 出席、过半数通过、重大事项 2/3 通过）；第22条（设监事）；第23条（现职国家工作人员不得兼任负责人、监事和未任专职理事不得取酬）；第27条（不得私分侵占挪用）；第29条（公益支出 70%/8%、工资福利与行政办公支出 ≤10%，比例已被民发〔2026〕12 号更新）	2.2 / 2.3 / 2.5 / 4.5
社会团体登记管理条例（国务院令第 250 号，1998 发布；2016、2026 两次修订〔2026 年修订由令第 832 号公布〕）	国务院	义务	第10条（50 个人会员或 30 个单位会员、全国性 10 万/地方 3 万活动资金）；第14条（章程应载会员权利义务、负责人产生罢免）；第17条（分支/代表机构无独立法人、不得设地域性分支、分支不得再设分支）；第26条（经费不得在会员中分配、专职人员工资参照事业单位）；第28条（年检 3.31/5.31）	1.1 / 1.2-1 / 3.9
民办非企业单位登记管理暂行条例（国务院令第 251 号，1998 发布）	国务院	义务	第2条（利用非国有资产举办）；第12条（法人/合伙/个体三种登记证书）；第13条（不得设立分支机构）；第21条（不得侵占私分挪用）；第23条（年检）	1.1 / 1.2-1
关于慈善组织开展慈善活动年度支出、管理费用和募捐成本的规定（民发〔2026〕12 号，2026.3.23 印发，取代民发〔2016〕189 号）	民政部	义务	管理费用、募捐成本、慈善活动年度支出的比例红线与分档（公募 ≤10%、非公募按净资产 12%–20%、募捐成本 ≤前三年捐赠收入均值 3% 等，见 5.2 完整表）	5.2 / 4.5 / 5.3
财政部 税务总局关于非营利组织免税资格认定管理有关问题的通知（财税〔2018〕13 号）	财政部、税务总局	义务	第一条（七）：工作人员平均工资薪金水平不得超过税务登记所在地地市级（含）以上地区同行业同类组织平均工资水平的两倍（免税资格保留条件，非笼统「社平工资」）	4.5
慈善组织信息公开办法（民政部令第 61 号，2018）	民政部	义务	信息公开范围、平台、时限、年报公开义务	5.1
关于推动在全国性和省级社会组织中建立新闻发言人制度的通知（2016）	民政部	义务	指定 1 名负责人为新闻发言人、统一对外口径、舆情应对（4.9 节）	4.9
慈善组织认定办法（民政部，2024）	民政部	义务	慈善组织认定条件与程序	1.1
社会团体印章管理规定（民政部、公安部，2010 修订）	民政部、公安部	义务	印章规格（全国性 4.5cm、地方 4.2cm）、备案制发、管理缴销	3.3
民办非企业单位印章管理规定（民政部、公安部令第 20 号，2000）	民政部、公安部	义务	社会服务机构印章规格、备案与管理	3.3
社会组织登记档案管理办法（民政部，2010）	民政部	义务	登记档案的分类、保管、利用	3.2
关于现职国家工作人员不得兼任基金会负责人有关问题的通知（民函〔2004〕270 号）	民政部	义务	「现职国家工作人员」范围界定（不得兼任理事长、副理事长、秘书长）	2.5
关于加强社会组织党的建设工作的意见（试行）（中办，2015）	中共中央办公厅	义务	社会组织成立登记时同步开展党建工作、党建经费	5.3
中华人民共和国劳动合同法 / 劳动法	全国人大常委会	义务	劳动合同签订、试用期（三年以上固定期限试用期 ≤6 个月，行业惯例取 3 个月）、解除、社会保险	4.2 / 4.3 / 4.8
女职工劳动保护特别规定（国务院令第 619 号，2012）	国务院	义务	产假、哺乳假等女职工保护	4.2
志愿服务条例（国务院令第 685 号，2017.8.22）	国务院	义务	志愿者招募、记录、证明、激励（属业务条线，制度由综合办公归口）	4.10
慈善组织档案管理规范（T/ZCL 001-2020）	中国慈善联合会（团体标准）	参考	档案分类、编号、管理原则（管理改进参考，非法律义务）	3.2
基金会（慈善组织）评估指标	民政部	参考	等级评估中人事管理、劳动合同、薪酬、信息公开等评分项（自查参考，非法律义务）	5.3 / 附录

附录C　常用表格与模板索引（标注民政要求）

综合办公高频表格与模板。标注「民政部统一格式」的，必须用登记管理机关要求的最新模板（版本可能调整，办理前到「慈善中国」/民政政务服务平台下载最新版）；未标注的可自建，用 AI 也很好生成。

类别	表格 / 模板	说明
登记治理民政要求	基金会 / 社会团体 / 社会服务机构章程示范文本	民政部统一格式，按最新示范文本套用
	社会组织设立/变更/注销登记申请表	民政部统一格式
	慈善组织认定申请表 / 公开募捐方案备案表	民政部统一格式
	慈善组织年度工作报告（年检年报）	民政部统一格式，慈善中国平台在线填报
治理合规	理事、监事名单及基本情况表	换届、变更登记必备
	重大事项报告表 / 秘书长专职承诺书	慈善组织特有
新闻发布	新闻发布审批单 / 采访接待登记 / 舆情台账	新闻发言人制度配套
	新闻通稿 / 声明模板	AI 可生成初稿
考勤人事	考勤说明簿 / 考勤异常说明	外出、迟到早退登记
	请假/补休/加班/出差申请单	各类假别审批（可用系统表单）
	员工花名册	人员基础台账
	招聘表格（JD、审批表、试用期考核表）	招聘录用流程
	劳动合同 / 解除协议 / 交接单	用工合规（民政不要求格式，依法订立即可）
印章证照	用印登记簿 / 印章备案表	印章使用与备案
	证书外借申请 / 年检台账	证照管理
档案	档案管理登记表 / 调阅申请单 / 销毁申请表 / 销毁登记表	档案全流程
	项目档案目录（立项/协议/执行/财务/评估）	慈善组织特有，全周期归档
资产采购	固定资产申购/变更/出售/盘点明细表	资产全流程
	采购申请单 / 三方比价记录 / 验收单 / 入库出库单	采购留痕
公文合同	红头文件 / 对外沟通函 / 请示报告 / 会议纪要模板	通用文体（AI 可生成）
	捐赠协议模板（现金/实物/专项基金设立）	慈善组织特有合同

附录D　内部制度附件清单（作附件用）

下面列出综合办公需要准备的内部制度参考文件（区别于附录 B 的法律法规），作为手册附件、按第六部分「必要/有条件/建议」分类落地。这些是机构自己制定的制度，可参考行业公开范本起草。

分类	制度文件	说明
治理类	章程	按民政部示范文本 + 本机构实际
	理事会管理制度（议事规则）	议事、表决、罢免
	监事会制度	监督职责与方式
	重大事项报告制度 / 关联交易管理办法	报告程序、关联方回避
人事类	人事管理制度（含考核、薪酬福利、休假、秘书长考核）	聘用/培训/考核/奖惩/薪酬一体化
	考勤管理制度	工作时间、请假、加班
	新闻发言人制度	口径、发布、舆情
行政类	印章及证照管理制度	印章证照合并管理
	档案管理制度	分类、编号、期限
	物品/固定资产管理办法	可并入资产管理
	信息公开办法（含网站/新媒体管理）	公开范围、平台、时限
财务类	财务管理制度（含费用报销、差旅）	收支、预算、报销
	保值增值投资活动管理暂行办法	有投资才建
业务类	项目管理制度	立项、实施、验收
	专项基金管理办法 / 志愿者管理办法	有专项基金/用志愿者才建

附录E　AI 应用逐项操作表（AI 替哪步 · 怎么用 · 人守什么）

把全手册每个职能块的「AI 怎么用」集中成一张可执行的操作表。用法三步：① 按「手册出处」找到完整方法（这是 AI 的底座）；② 按「提示词」让 AI 提速出初稿；③ 按「人守什么」复核签字。原则不变：手册给方法、AI 给速度、人守责任。

职能	手册出处	AI 替哪步	怎么让 AI 做（提示词）	人守什么（不能省）
公文文秘	3.1	起草公文/通知/纪要初稿、套红头	「按机构公文格式起草《关于XX的通知/请示》，含事由/依据/事项/落款，套红头」	核稿、签发、编号用印、发文归档（一文一号一事一卷）
档案管理	3.2	生成档案目录台账、检索索引	「按全宗号—分类号—案卷号—件号生成档案目录（题名/日期/期限/档号）」	实体整理装订、调阅审批、销毁双人监督
印章管理	3.3	生成用印审批单/登记簿模板	「生成《用印审批单》《用印登记簿》模板」	用印审批、盖章、登记、保管全人工
证照管理	3.4	证照台账 + 到期提醒	「建证照台账（证号/有效期/年检日/保管人）并设提醒」	外借、原件使用、年检盖章人工
会议管理	3.5	会议预订、通知、纪要初稿、督办台账	「建日程订会议室、起草通知、按记录生成纪要初稿」	表决票数、出席人数人工记录
资产管理	3.6	资产台账、盘点表、编号规则	「按机构简称—部门—购置年月生成台账与盘点表」	实物验收、盘点、报废处置人工留审批
采购管理	3.7	比价单、出入库单、台账、报销整理	「生成三方比价记录单并整理成对照表」	比价判断、验收、出入库交接人工
后勤保障	3.8	领用台账、用车登记、接待提醒	「生成领用登记表、用车登记表、接待提醒」	收发、保洁、消防检查人工
政府事务	3.9	往来台账、事项提醒、材料清单、公文草稿	「建政府往来台账并设时限倒排提醒」	对接沟通、材料把关、现场办理人工
信息化	3.10	账号权限/设备台账、到期提醒、工单	「生成账号权限台账、设备台账、到期提醒」	账号开通/回收审批人工
招聘录用	4.1	JD、简历初筛、面试问题、录用通知	「按岗位起草 JD、初筛简历、准备结构化面试问题」	面试判断、录用决策、任职合规审查
劳动合同	4.2	合同模板、续签提醒、合规自查清单	「生成合同模板与用工合规自查清单」	签订、用印、社保公积金办理人工
考勤管理	4.4	打卡、异常统计、月度汇总、工资衔接	「设打卡与请假表单，自动出异常提醒+月度汇总」	申诉核实、工资数核对人工
薪酬福利	4.5	薪资测算、管理费用红线预警	「按四约束生成薪资测算与红线预警」	口径、比例、定薪人工+财务核对
绩效考核	4.6	考核表、自评表、评语初稿	「按岗位生成考核表、自评表、评语初稿」	打分、定性评价、结果应用人工
培训发展	4.7	培训计划、入职资料、考核问卷	「生成培训计划、入职培训资料、考核问卷」	组织实施、学时核对人工
离职管理	4.8	交接清单、离职证明、社保转移清单	「生成离职交接清单、离职证明、社保转移清单」	交接核对、结算、用印人工
新闻发言人	4.9	新闻稿、口径初稿、舆情监测	「起草新闻通稿/口径、设舆情监测关键词」	口径把关、保密审查、发布人工
志愿者	4.10	台账、时长记录、星级评定表	「生成志愿者台账、时长记录、星级评定表」	招募培训现场组织人工
信息公开	5.1	年报数据汇总、公开初稿、台账	「汇总年报数据、起草公开内容、建台账」	数据核对、平台填报人工
管理费用	5.2	测算表、红线预警	「按民发〔2026〕12 号生成测算表并设红线预警」	口径比例人工+财务核对
党建	5.3	台账、会议记录模板	「生成党建台账、组织生活记录模板」	组织生活、党费收缴党员落实
制度制定	6.2	制度初稿、模板、自查清单	「按 6.1 制度地图起草《XX制度》初稿」	修改、征求意见、理事会批准人工

附录F　从 0 到 1 落地自检清单（按优先级）

给新人/新机构的行动路线图：不必从头到尾读手册，按下面三级清单照着做、打钩即可。三级 = 开业前必须（法定，缺一不能合法运转）→ 第一年必须（法定，年检评估必查）→ 可后补（管理优化，视规模逐步补）。对应章节号已标，缺哪块翻哪节。

一、开业前必须（登记成立阶段）

☐	事项	要点 / 对应章节
	章程（民政部示范文本）	套民政部统一格式，理事会审议通过后报登记机关核准（附录 C、6.2）
	名称核准 + 成立登记	取得《登记证书》，登记事项：名称/住所/宗旨/业务范围/法定代表人等（1.1）
	刻制印章并备案	公章、财务章、法定代表人名章，备案制发、报登记机关备案（3.3）
	开立银行账户	基本户，账号报登记机关备案（3.6）
	税务登记 + 免税资格	依法办税；符合条件的申请非营利组织免税资格（财税〔2018〕13 号，4.5）
	社保、公积金开户	全员依法参保，劳动合同 + 社保是合规底线（4.2）
	党建同步开展	成立登记时同步建党组织（功能型/挂靠），党建是评估重要项（5.3）
	负责人任职合规审查	现职国家工作人员不得兼任；领酬理事 ≤1/3；监事不取酬（2.5）

二、第一年必须（合规运转阶段）

☐	事项	要点 / 对应章节
	信息公开	慈善中国平台公开章程、登记信息、年度报告、募捐信息、重大事项（5.1）
	年度工作报告（年检）	3.31 前报业务主管单位、5.31 前报登记机关（5.1）
	财务管理 + 会计核算	执行民间非营利组织会计制度，账证表齐全（3.6、5.2）
	劳动合同 + 社保全覆盖	三年合同、试用期 3 个月、五险一金到位（4.2、4.3）
	印章 + 档案管理制度	用印审批、档案分类编号保管期限（3.2、3.3）
	费用红线测算	管理费用/募捐成本/慈善活动支出比例（民发〔2026〕12 号，5.2）
	捐赠票据申领	公益事业捐赠票据，是捐赠人税前扣除凭证（5.2）
	理事会议	每年 ≥2 次，2/3 出席，记录归档永久保存（2.2）

三、可后补 / 优化（管理改进阶段，视规模）

☐	事项	要点 / 对应章节
	新闻发言人制度	指定 1 名负责人任发言人，统一口径（4.9）
	专项制度	采购/资产/合同/会议/考勤/绩效/培训/志愿者，可合并精简（6.1）
	等级评估准备	对照评估指标，补齐人事、薪酬、信息公开等评分项（5.3）
	数字化办公	企微/钉钉/飞书 + 灵析等公益平台（7.1、7.1-1）
	媒体/合作方资源库 + 公用手机号	人走事不随人走（3.9）
	宣传渠道矩阵	公众号/视频号/抖音等，公益账号合规认证（5.1-1）